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Por que reuniões online viram 'telefone sem fio' – e como evitar

Finanças Internacional
·4 minutos de leitura
Foto: Getty Images/Getty Creative
Foto: Getty Images/Getty Creative

Aplicativos de videoconferência têm sido essenciais para muitos funcionários que estão trabalhando remotamente durante a pandemia. Mas essa nova forma de comunicação veio acompanhada de interrupções inoportunas, falhas de interpretação e outros problemas de etiqueta.

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Afinal, por que há tantos problemas de comunicação em chamadas de vídeo? E como solucioná-los?

Em interações presenciais, muitas informações são transmitidas de forma não verbal. A linguagem corporal, os movimentos, as expressões faciais e até mesmo a postura dizem muito sobre o que o locutor está pensando e sentindo.

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Essas dicas não verbais são muito mais difíceis de interpretar em uma chamada de vídeo, o que pode ser cansativo e estressante. Combinadas a conexões Wi-Fi instáveis e à falta de familiaridade com novas tecnologias, elas criam um ambiente desafiador para a comunicação. E quanto mais pessoas na chamada do Zoom, maior a complexidade.

Aprenda a usar o botão mudo

Poucas coisas são mais incômodas do que estar em uma reunião com alguém que não sabe usar o botão mudo. Sempre que alguém tosse ou se move, o vídeo destaca essa pessoa, e o resto da equipe perde a linha de raciocínio. Familiarizar-se com o Zoom, o Teams, o Skype ou qualquer que seja o aplicativo em uso é essencial para evitar falhas de comunicação e interrupções.

"Reserve um tempo para se organizar. Quanto mais confortável e confiante você se sentir, menos ansioso ficará. E sempre use o botão mudo", aconselha o Dr. Paul McLaren, consultor de psiquiatria no Priory Wellbeing Centres de Londres. "Ruídos externos e inesperados são muito mais comuns em casa do que no escritório, então mantenha o microfone no mudo enquanto não estiver falando para evitar chamar a atenção indevidamente."

Confira também a qualidade do som, levando em conta a distância do microfone. Usar o microfone de um fone de ouvido em vez do microfone do próprio notebook pode ajudar. "Antes da reunião, grave sua própria voz em uma chamada de teste e verifique como está a qualidade do som", recomenda McLaren. "Se estiver compartilhando o ambiente com outras pessoas, experimente modular o som da sua voz."

Fique atento à linguagem corporal

É natural ficar largado na cadeira ou mover o notebook quando estamos sentados no sofá, mas tenha em mente o que os outros participantes da chamada estão vendo. Pode ser difícil ler expressões faciais se a pessoa estiver sentada muito longe da tela. Por outro lado, se ela estiver muito perto, não será possível ver os gestos manuais, que podem ajudar na comunicação.

"Normalmente, em uma reunião presencial, os participantes olhariam para o locutor, direcionariam o olhar a outros participantes enquanto estivessem falando e, em intervalos, confeririam o ambiente ao redor", diz McLaren. "Isso não acontece de forma natural em videoconferências, então vale a pena desenvolver algum tipo de técnica para pôr isso em prática sem aparentar desconforto."

Chamadas de vídeo vão muito além de conectar-se e falar alternadamente, apesar de que isso pode ajudar a evitar interrupções desagradáveis. Todos na reunião precisam ouvir, participar, estar presentes e falar claramente. Qualquer pequena ação, como inclinar-se para a frente ou balançar a cabeça, demonstra atenção ao que as outras pessoas estão falando.

Vá com calma

Em conversas presenciais entre colegas, geralmente é fácil identificar o momento de fala de cada um. No entanto, isso fica um pouco mais difícil em chamadas virtuais por causa de atrasos de áudio e vídeo, principalmente se a conexão com a Internet estiver lenta ou se a reunião acontecer em horários de pico.

Aguarde pacientemente a hora de falar. Pode parecer pouco natural, mas levantar a mão pode ajudar. O Zoom também tem uma função que permite levantar a mão virtualmente, mas esse sinal pode passar despercebido. Tente não se apressar e fale com clareza, sem gritar. E lembre-se: se tudo der errado, você não está só, e pode sempre contar com o bom e velho telefone.

Lydia Smith

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