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Para manter o foco no trabalho, crie uma lista de tarefas. E depois queime

·5 min de leitura

Eu trabalhei em um lugar onde, todos os dias, recebia uma lista do que precisava ser feito. O problema é que essas listas eram sempre maiores do que o que era humanamente possível fazer.

No começo, parecia um trabalho sem fim. Eu estava preso em um limbo onde não importava o quanto eu me dedicasse, não importava o quanto eu me esforçasse, eu nunca seria capaz de terminar a lista. Com o tempo, para manter minha saúde mental, aprendi que algumas coisas da lista poderiam ser empurradas para o “dia seguinte”, o que, eventualmente, virou “quando houver tempo”, até que finalmente algumas coisas saíram definitivamente da lista.

Não é exagero chamar a sociedade ocidental de obcecada por produtividade. Isso fica muito claro se considerarmos nossa história. Nossa busca por maneiras de fazer mais em menos tempo continua até hoje. Softwares de produtividade, por exemplo, respondem por um mercado de US$ 130 bilhões.

Mas agora, na pandemia, a mentalidade de trabalhar até a exaustão está cada vez mais presente. As taxas de burnout nos EUA estão tão altas quanto há um ano, antes da vacina estar em pleno andamento e quando estávamos em lockdown. As consequências do estresse na pandemia, da falta de limites pessoais e profissionais e da interminável busca por mais produtividade estão finalmente cobrando o seu preço.

Neste momento de sobrecarga de informações, precisamos refletir sobre uma realidade desconfortável: listas de tarefas não são nossas amigas. Mas existem maneiras de manter o bem-estar — enquanto colocamos a mão na massa.

1.FAÇA UMA LISTA (E ESQUEÇA DELA)

Se você está sentindo que, ultimamente, não consegue dar uma pausa no trabalho, saiba que você não está sozinho. Um estudo recente conduzido pela NordVPN descobriu que a pandemia adicionou duas horas a mais à rotina média de trabalho em todo o mundo. Enquanto um outro estudo descobriu que empresas esperam que alguns de seus trabalhadores produzam mais.

Essa pode ser uma opinião polêmica, mas, às vezes, digo aos meus funcionários que listas de tarefas podem ser muito úteis para descobrir o que você não precisa fazer.

No meu antigo trabalho, percebi que muitas das tarefas eram empurradas para baixo na cadeia de comando até chegarem ao fundo, onde eu estava. Nenhum desses afazeres era essencial, ou mesmo importante, para o funcionamento central da empresa. Só percebi isso quando parei de correr contra o tempo para completar todas as tarefas e, então, me entreguei ao inevitável.

Foi assim que adotei minha estratégia atual em relação a listas de tarefas: quando você estiver sobrecarregado, escreva uma lista e não faça nada que tiver nela — pelo menos, não imediatamente. À medida que os problemas surgirem, você vai ver como sua lista se prioriza sozinha. Você será capaz de identificar as tarefas que sempre são empurradas para outros e entenderá que na realidade elas nunca foram tão importantes.

2. ADOTE UMA ATIVIDADE EM QUE SOBRE ALGUM TEMPO PARA RELAXAR

Listas de tarefas são inúteis quando servem apenas para causar estresse. Em vez de se sentir mal por não estar produzindo o suficiente, se dê um tempo. Afinal, qual é o propósito da lista? Se for apenas para você ter uma ideia do que precisa fazer, existem outras maneiras de conseguir isso.

Eu sou um fã de diários. A escrita reflexiva ajuda a descarregar o que está na sua mente e “libera” um pouco de memória. Para mim, o ato de escrever algo mais profundo do que uma lista me reconecta com meus planos.

É certo que nem todos nós somos escritores. Se você não gosta de escrever em diários, tente alguma forma de meditação. O exercício também pode ser uma solução. Dê uma caminhada, uma corrida, um passeio de bicicleta ou tente qualquer outra coisa que te dê tempo para pensar. Mas o mais importante: deixe seu celular de lado.

A pesquisa mostra que pausas para meditação ajudam os funcionários a evitar estresse, os mantêm mais focados e lhes dão a oportunidade de espairecer. Não se iluda pensando que você pode trabalhar durante seus intervalos. Quase 90% dos funcionários dizem que fazer uma pausa os ajuda a se sentirem revigorados, e a pesquisa deixa claro que isso também leva ao aumento da produtividade, melhora do bem-estar e estimula a criatividade.

Se você não está acostumado, vá aos poucos; tirar apenas cinco minutos para si pode ser mudar sua vida. O importante é fazer pausas. Não somos máquinas, somos humanos. A produtividade está além de tentar implacavelmente concluir todas suas tarefas.

3.PARE DE USAR PLANEJADORES

Em nossa sociedade, nos tornamos tão dependentes da produtividade que perdemos de vista a alegria em concluir tarefas. Há uma frase do poeta David White que diz: “Há uma pequena abertura que se fecha sempre que você se dedica demais a uma tarefa”.

Em essência, significa que se você está se sentindo sobrecarregado, talvez seja hora de tornar seu trabalho mais flexível.

Planos são feitos para não serem seguidos. Reflita sobre como checamos a tela de bloqueio do celular uma vez a cada seis minutos, em média. Some esse tempo a chamadas de vídeo, alertas, conversas em aplicativos ou por e-mail – e você acaba chegando à beira da sobrecarga. Podemos levar mais de um minuto para recuperar a atenção depois de enviar uma mensagem de texto e até 23 minutos para nos recuperarmos de distrações tecnológicas mais longas.

Na verdade, há enormes benefícios em repensar a forma como trabalhamos, focando em desempenho, em vez de horas fixas. Quando nos damos tempo, damos espaço para que ideias e insights ocorram. Ter tempo para refletir e não se entregar às demandas do dia a dia pode tornar você significativamente mais eficiente.

Eu não sei quanto a você, mas minha mente funciona de um jeito engraçado. Se eu não der tempo para meus pensamentos, eu perco muito, em termos de inovação e também de bem-estar pessoal. Dê a si mesmo tempo para processar tudo, em vez de ir de tarefa em tarefa.

A lista pode ser útil se tratada como um guia, e não vista como um manual de “tudo ou nada”. Uma infinidade de coisas aconteceu nestes últimos 18 meses — então deixe de lado a culpa que você pode estar sentindo por não estar dando conta de tudo. É injusto que passemos a vida toda correndo atrás das tarefas que nos impusemos no dia anterior.

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