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Como usar o Excel | 15 dicas

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Utiliza o Excel frequentemente? O programa de planilhas da Microsoft, assim como tantos outros serviços, possui inúmeros recursos que facilitam o seu uso. Dada a quantidade de atalhos e funcionalidades, é natural que o usuário não conheça todos.

Muitas funções, inclusive, estão presentes na barra de ferramentas do programa. O problema é que transitar entre o teclado e o menu pode tirar a concentração de alguns. Portanto, é sempre bom conhecer dicas que tornarão o trabalho mais fluido e rápido.

1. Alterne entre planilhas com atalhos no teclado

Se você deseja navegar pela planilha do Excel, deixe o mouse de lado. É possível fazê-lo de uma forma mais prática através dos atalhos Ctrl + Page Up, para avançar, e Ctrl + Page Down para retornar.

2. Pule para o último item da linha ou coluna

Essa facilidade também pode ser acionada quando você quer saltar para o último item da linha ou coluna. Nesse caso, basta apertar o botão “Ctrl” com uma das setas direcionais do teclado.

3. Realize seleções simplificadas

Há também como fazer seleções simplificadas, novamente dispensando o uso do mouse. Ao pressionar Ctrl + Shift + seta direcional, é possível ampliar a seleção até a última célula daquela direção.

4. Fixe células na sua planilha do Excel

Para fixar uma célula, é preciso adicionar um “_jobs(data.conteudo)rdquo; antes da letra da coluna e do número da linha. Se você é mais prático, há um atalho: selecione a célula e pressione F4. Se pressionar a tecla mais de uma vez, o comando vai alternar entre travar célula, travar número da linha, travar letra de coluna e sem trava.

5. Realize a contagem de dados

Se você realmente quer saber como usar o Excel, aprenda a fazer uma contagem de dados. Através do comando =CONT.SE, o usuário descobre quantas vezes uma informação aparece em uma área selecionada.

A primeira função é a área a ser contada. A segunda função é o critério ou valor desejado. No exemplo, estamos contando quantas visualizações de histórias cada pessoa da lista tem em um suposto site.

O Excel permite realizar a contagem de dados das planilhas (Imagem: Gabriel Castro)
O Excel permite realizar a contagem de dados das planilhas (Imagem: Gabriel Castro)

6. Faça somas a partir de critérios

Ao utilizar o truque anterior, o usuário pode recorrer ao comando =SOMASE para somar valores que correspondam ao critério inserido dentro de uma área selecionada. No exemplo, é contabilizado o número de visualizações para cada pessoa entre a coluna D segundo informações da coluna A.

Outra função interessante para quem quer saber como usar o Excel é a soma de valores (Imagem: Gabriel Castro)
Outra função interessante para quem quer saber como usar o Excel é a soma de valores (Imagem: Gabriel Castro)

7. Copie itens com clique duplo

Além disso, não é preciso arrastar a seleção para baixo para copiar uma fórmula, muito menos colar de célula em célula. Para fazer com que todas as células da coluna repitam a fórmula, basta dar um clique duplo no canto inferior direito da célula a ser duplicada. Simples assim.

8. Duplique fórmulas

Caso você queira realizar o processo manualmente, não se preocupe. É possível duplicar fórmulas com um o atalho Ctrl + Apóstrofo.

9. Busque informações específicas no arquivo

Já que mencionamos comandos, vale citar mais um. A função PROCV permite buscar por um valor específico na coluna da extrema esquerda e informa o resultado em outra célula.

O primeiro comando deve mostrar a informação que queremos: no exemplo, um ranking de 1 a 7 baseado nas posições das universidades. O segundo comando deve delimitar a matriz de informações a serem buscadas. No caso, a área em vermelho que vai da coluna A à coluna C.

O Excel permite buscar informações específicas na planilha (Imagem: Gabriel Castro)
O Excel permite buscar informações específicas na planilha (Imagem: Gabriel Castro)

O terceiro comando exibirá a coluna que contém a informação que buscamos. Como a nossa meta é saber o nome da faculdade, que está na coluna B, será utilizado o número 2 como parâmetro. O quarto e último comando informa se queremos algo aproximado ou exato e, para obter um dado mais exato, o input a ser colocado é FALSO.

A busca pode ser feita com base em critérios criados pelo usuário (Imagem: Gabriel Castro)
A busca pode ser feita com base em critérios criados pelo usuário (Imagem: Gabriel Castro)

10. Combine textos da planilha

Outro facilitador para quem deseja aprender como usar o Excel é a função de combinar textos. Em uma planilha do programa que contenha duas colunas preenchidas, o usuário pode usar o comando para criar uma terceira que una o conteúdo das demais.

No exemplo, são unidos nomes aos respectivos sobrenomes. Para tanto, basta usar o &, como na fórmula =B8&" "&C8. A fórmula varia segundo a posição, mas não esqueça das aspas na hora de digitar.

11. Centralize o conteúdo da célula

Se você quer deixar a planilha mais organizada, é possível centralizar o conteúdo das células de um jeito simples. Basta usar o atalho Ctrl+H,A,C do teclado.

12. Insira anotações rapidamente

Em documentos colaborativos, as anotações do Excel podem ser muito úteis. Elas têm o seu valor até mesmo em arquivos individuais, servindo muitas vezes como lembretes. Para criar uma nova, basta selecionar a célula e usar Shift+F2.

13. Limpe informações de um jeito simples

Se quiser limpar uma planilha sem gastar tanto tempo, saiba que existe um truque que vai te ajudar. Primeiro, determine abreviações com os respectivos significados separados por um traço (-) ou hífen.

Também é possível limpar informações da planilha sem utilizar o mouse (Imagem: Gabriel Castro)
Também é possível limpar informações da planilha sem utilizar o mouse (Imagem: Gabriel Castro)

A fórmula ESQUERDA coleta a informação a partir da esquerda, no caso, apenas os dois caracteres referentes às siglas. Para extrair os nomes dos estados por extenso, usa a fórmula DIREITA para buscar um dado também definido pelo número de caracteres dessa direção.

Com esse método, o usuário pode realizar limpezas direcionadas na tabela (Imagem: Gabriel Castro)
Com esse método, o usuário pode realizar limpezas direcionadas na tabela (Imagem: Gabriel Castro)

Em seguida, use o comando NUM.CARACT para contar os caracteres inseridos na célula. No exemplo, foram unidos os comandos DIREITA e NUM.CARACT para completar os nomes dos estados. Como a intenção é dispensar os três primeiros caracteres de cada célula, foi selecionado o tamanho total, subtraído 3 e inserido o comando para contar a partir da direita.

A limpeza acontece, na verdade, quase de forma automatizada (Imagem: Gabriel Castro)
A limpeza acontece, na verdade, quase de forma automatizada (Imagem: Gabriel Castro)

14. Gere números aleatórios com o Excel

Também é possível gerar números aleatórios com o Excel. Isso é possível através do comando =ALEATÓRIO(), que randomiza um valor entre 0 e 1. Para números até 100, use a função =ALEATÓRIO()*100. Novos valores surgem toda vez que a tecla F9 for pressionada. Mas, tenha cuidado, porque outras funções de cálculo aleatório também serão atualizadas.

15. Use o Conversor de Moedas

Precisa converter moedas? Não é preciso buscar um conversor na Web; o Excel possui um próprio com duas casas decimais. Para utilizá-lo, use a combinação Ctrl+Shift+$ no seu teclado.

Fonte: Canaltech

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