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Como pessoas muito ocupadas conseguem se manter produtivas no trabalho

·9 minuto de leitura
Mahreen Zuberi, uma mulher de cabelos cacheados, sorri para a câmera enquanto apoia o rosto no braço
A artista Mahreen Zuberi divide as tarefas em partes — e aloca aquelas que exigem foco profundo em seu horário mais produtivo

Assim como muitos pais, quando as escolas fecharam devido à pandemia de covid-19, Elizabeth Hunter se viu com mais responsabilidades na criação dos três filhos, que passaram a ter aulas 100% remotas.

Mas seu volume de trabalho também aumentou.

Como cofundadora da STEMTaught, fundação que oferece planos de estudo de ciências sob medida, a cientista que mora na Califórnia teve que descobrir como seu programa poderia permanecer ativo em um ambiente virtual, assim como trabalhar em diversos fusos horários com autores e editoras para lançar novas edições de material didático mais rápido.

Conciliar essa carga de trabalho maior — que incluía questões logísticas, como montar e enviar kits de aprendizagem e agendar sessões de laboratório online com os alunos — com a educação dos filhos deixava poucas brechas de silêncio nas quais ela pudesse realmente se concentrar.

Hunter começou então a botar todo mundo para dormir cedo e a trabalhar até tarde da noite para conseguir algum momento de paz para desenvolver o trabalho criativo de preparar os planos de estudo, enquanto lidava com as tarefas mais práticas durante o dia.

"Estabeleci uma regra para mim. Se as crianças estão dormindo e não é muito tarde, em vez de lavar a louça ou fazer o trabalho doméstico, estou trabalhando. Prezo esses períodos de tempo como diamantes — são muito preciosos para eu ser capaz de fazer meu trabalho de reflexão profunda", diz ela.

É um desafio que muitos de nós enfrentamos: estamos mais ocupados do que nunca, mas ainda precisamos de períodos sem interrupções para realizar o trabalho que exige nosso foco mais profundo.

Teorias populares sugerem que nosso trabalho mais valioso só acontece depois que nos livramos das nossas distrações — que aliviar a desordem da mente nos induz a um estado de fluxo, um paraíso idílico de produtividade em que a criatividade prospera.

Antes da covid-19, podíamos usar as horas dedicadas no escritório ou os horários de pico naturalmente produtivos quando as crianças estavam na escola para tentar acessar essa 'zona' e executar tarefas que exigem bastante concentração.

Agora, acessar esse tipo de zona de trabalho profunda pode parecer quase impossível. Se você está ocupado com várias tarefas, encontrar uma boa quantidade de tempo sem interrupção para produtividade pode ser algo totalmente irreal.

Felizmente, há métodos para otimizar o tempo limitado de 'trabalho profundo' que temos, planejar as interrupções e produzir um trabalho significativo, apesar das demandas que competem por nossa atenção.

Separar as tarefas

Elizabeth Hunter com a família
Elizabeth Hunter (à direita) utiliza os períodos de silêncio enquanto sua família está dormindo para fazer seu trabalho focado

Há várias recomendações para a criação de um ambiente que vai te ajudar a produzir seu melhor trabalho.

Cal Newport, autor de Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World, sugere que a maioria das distrações são estímulos externos "controláveis" que podem ser eliminados por grandes gestos, como fazer check-in em um quarto de hotel para trabalhar ou abandonar as redes sociais.

O popular aplicativo de produtividade Trello recomenda encontrar um lugar sem pessoas em sua visão periférica e investir em fones de ouvido com cancelamento de ruído.

Steven Kotler, diretor-executivo do Flow Research Collective, uma organização de pesquisa e treinamento, recomenda adotar blocos de foco ininterrupto de 90 a 120 minutos para maximizar o fluxo.

No entanto, muitas dessas sugestões são incompatíveis com nossas realidades atuais; para a maioria das pessoas ocupadas, a criatividade e a produtividade não podem existir como processos isolados que ocorrem em janelas dedicadas e impenetráveis.

"Somos obcecados pela ideia de um artista solitário trabalhando loucamente com inspiração quase divina", diz a artista contemporânea paquistanesa Mahreen Zuberi, mãe de dois filhos.

Mas em sua prática criativa, Zuberi separa seu tempo de pensar e executar, com a maior parte conceitual de sua arte concluída de manhã cedo, antes dos filhos acordarem.

Ela divide a execução em pequenos períodos de tempo ao longo do dia porque sabe que atenção e foco são bens preciosos que devem ser racionados com sabedoria, e é muito mais fácil encarar o trabalho em pedaços menores e retomar o processo de implementação de onde parou.

Separar diferentes aspectos da mesma tarefa, como Zuberi, faz sentido.

Muita gente usa o horário não-comercial para priorizar tarefas difíceis ou projetos especiais — mas tentar encaixar tudo durante as primeiras horas do dia ou no fim da noite pode ser insustentável, uma vez que a falta de sono pode prejudicar a produtividade (e as crianças podem acordar cedo, de qualquer maneira).

Trabalhar nesse esquema consistentemente para todos os aspectos de uma tarefa também reforça a mentalidade de que há um 'espaço' para a produtividade, sem a possibilidade de sobreposições saudáveis ​​com outras responsabilidades durante o dia.

Além disso, como o padrão de trabalho de Zuberi mostra, nem todas as partes de uma tarefa requerem o mesmo tipo de foco.

Ao determinar quais partes de uma tarefa exigem suas horas mais produtivas, ela as aloca em horários em que é mais provável que não seja interrompida, o que dá a ela uma probabilidade maior de êxito.

Aquecimento

Uma vez que você encontra um período precioso de tempo para alocar um trabalho altamente focado, Sophie Leroy, professora de administração da Universidade de Washington Bothell, nos Estados Unidos, sugere que se preparar de antemão para esse intervalo de tempo pode ajudar a encontrar seu foco mais rápido.

"Identifique a tarefa mais importante na noite anterior. Ao fazer a transição das responsabilidades não relacionadas ao trabalho na manhã seguinte, lembre a si mesmo no que você estará trabalhando quando se sentar", diz Leroy.

"É como dirigir um carro. Você pode acelerar aos poucos até 100 km/h ou ir de 0 a 100 muito rápido. "

Reservar um tempo metaforicamente para aquecer o motor e partir com um claro senso de direção oferece recompensas, ao contrário de se jogar e tentar descobrir tudo ao longo do caminho.

Nausheen Shahzad, diretora-executiva do Centro de Neuropsicologia em Karachi, no Paquistão, uma clínica privada especializada em psicologia educacional e treinamento, compara o "aquecimento" a uma professora primária que inicia a aula pedindo ao alunos que cantem o abecedário.

"O objetivo do aprendizado não é repassar o alfabeto. É recuperar aquele arquivo no cérebro relacionado à linguagem para que eles possam ser mais receptivos ao aprendizado", explica.

Essa 'ativação cerebral' também pode ser aplicável a adultos ocupados.

"Digamos que você queira escrever uma ode às flores. Você pode começar a pensar nisso enquanto está lavando a louça", ressalta Shahzad.

Clarear nossas mentes também nos ajuda a acessar a concentração profunda.

Por isso, se as preocupações ou pensamentos perdidos persistirem, a neurocientista computacional Grace Lindsay, da University College London (UCL), no Reino Unido, recomenda fazer um rápido 'brain-dump' — algo tão simples quanto escrever em um bloco de notas ou até mesmo enviar um e-mail para si mesmo sobre tudo que está em sua mente.

"Sabemos que não podemos manter muitas coisas em nossa mente ao mesmo tempo. Enquanto você está se concentrando em um trabalho profundo, minimize o número de coisas em sua mente. Não se conecte a todo o resto", sugere Lindsay, que também é autora do livro Models of the Mind.

Plano de interrupções

É claro que encontrar brechas para blocos ininterruptos de trabalho pode não coincidir com a hora do dia em que nos sentimos mais naturalmente produtivos, de acordo com nossos ritmos circadianos individuais.

Isso significa que temos que tentar adaptar nosso ritmo natural ou começar uma tarefa difícil em um horário em que as interrupções são inevitáveis.

Leroy, que estuda os impactos cognitivos e emocionais das interrupções, diz que uma estratégia é aceitar que as interrupções vão acontecer e, assim, reduzir sua capacidade de nos tirar do eixo.

"Frustração, raiva, estresse e ansiedade são as respostas emocionais usuais a uma interrupção, e essas emoções negativas podem facilmente transbordar e dificultar o foco após uma interrupção, impedindo o progresso."

"Ao aceitar [o fato de que as interrupções podem ocorrer] como nosso paradigma, nós atenuamos a probabilidade dessas emoções negativas ocorrerem. Nunca será algo do tipo: 'Oba! Fui interrompida', mas é uma abordagem muito pragmática ", diz ela.

Leroy também desenvolveu e testou a intervenção 'Ready to Resume' ("pronto para retomar", em tradução literal) para lidar com a realidade das interrupções.

A ideia, segundo ela, é "dar ao seu cérebro o que ele precisa para funcionar com eficácia em um contexto de interrupções frequentes".

Quando se senta para trabalhar, ela deixa uma folha de papel sobre a mesa, justamente com potenciais interrupções em mente, para fazer um balanço rápido de onde estava na tarefa, e como espera retomar, antes de lidar com a interrupção.

Ao testar a eficácia da abordagem em laboratório, Leroy descobriu que as pessoas demoravam muito pouco tempo — um minuto, ou até cinco segundos — para alcançar o fechamento cognitivo e desviar totalmente a atenção.

Isso ajudou a evitar resíduos de atenção, uma divisão inútil de recursos cognitivos que ocorre quando os pensamentos relativos a uma tarefa anterior persistem e se intrometem na próxima.

Tempos estranhos

Vale a pena lembrar, no entanto, que embora seja possível extrair mais 'diamantes' do precioso tempo de trabalho profundo — e até mesmo usá-lo de forma mais eficaz —, em última análise, estes são tempos estranhos.

A produtividade e o trabalho profundo podem ser muito diferentes dependendo da pessoa, profissão, posição, parte da tarefa em si — ou em uma pandemia. E, às vezes, pode não parecer muito glamouroso.

O truque é mudar nossas expectativas sobre como pode ser nosso dia de trabalho e perceber que a produtividade e a criatividade não são processos padronizados.

Porque, independentemente de como caminhamos rumo ao sucesso, todos nós podemos alcançar nossa própria versão do estado de desempenho ideal, mesmo quando estamos ocupados.

Como diz Lindsay, "é incrivelmente diferente de pessoa para pessoa. Essa ideia de que você tem que encontrar a solução e que existe uma e é para sempre (...) nem sempre se alinha com a experiência de todos. Há muitas maneiras de ser bem-sucedido."

Leia a versão original desta reportagem (em inglês) no site BBC Work Life.

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